Cloud-Telefonanlage: Die 5 häufigsten Fehler beim Umstieg und wie Sie sie vermeiden! 

Der Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage 

Für Unternehmen kann der Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage eine enorme Verbesserung der Kommunikation und Effizienz bedeuten. Weniger Hardware, flexiblere Skalierbarkeit und kostengünstigere Wartung sind nur einige der Vorteile, die eine Cloud-Telefonanlage bieten kann. Weshalb Unternehmen aber auf ein Cloud-Telefonanlage wechseln sollten, erklären wir in dem Artikel "ISDN Abschaltung Österreich – Was Unternehmen jetzt wissen müssen!".

Doch wie bei jeder großen Veränderung gibt es auch hier einige Stolpersteine, die häufig übersehen werden und die sich später als teuer und zeitraubend herausstellen können. Diese haben wir für euch zusammengefasst.

1. Unzureichende Planung und Vorbereitung beim Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage

Der wohl größte Fehler, den Unternehmen beim Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage machen, ist das Fehlen einer gründlichen Planung und Vorbereitung. Viele unterschätzen den Aufwand und denken, dass der Umstieg problemlos und schnell zu bewerkstelligen ist. Das führt oft zu unerwarteten Problemen die durch eine professionelle Umsetzung vermieden werden können. 

Was passiert? 
Fehlende Bedarfsanalyse, unzureichende Tests und mangelnde Schulung der Mitarbeiter:innen können den Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage erheblich verzögern. Zudem können unerwartete Ausfälle in der Kommunikation auftreten, wenn nicht alle Aspekte wie Internetgeschwindigkeit, Netzwerksicherheit und Integrationen berücksichtigt werden. Wesentlich ist auch eine abgestimmte Vorgangsweise bei der Transition von ihrem bestehenden System/Provider auf die Cloudplattform, um Ihre Erreichbarkeit und Geschäftsprozesse nicht zu unterbrechen. 

Wie vermeidet man diesen Fehler? 

• Gründliche Bedarfsanalyse: Lassen Sie sich umfangreiche Beratung um sicherzustellen, dass Ihre Anforderung an die neue Cloud-Telefonanlage entsprechend umgesetzt werden (z. B. VoIP, Netzwerkanbindung, Firewallsettings und Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft).
• Testläufe und Pilotphasen: Testen Sie das System im Zuge der Umstellung mit einer kleinen Gruppe von Nutzern.
• Schulung der Mitarbeiter:innen: Bieten Sie umfassende Schulungen für Ihre Mitarbeiter:Innen an, damit sie sich mit der neuen Technologie vertraut machen können.

2. Mangelhafte Internetverbindung bei Cloud-Telefonanlagen

Cloud-Telefonanlagen benötigen eine stabile und schnelle Internetverbindung. Eine zu langsame oder instabile Verbindung kann zu Qualitätseinbußen bei Anrufen führen und das gesamte System unzuverlässig machen. 

Was passiert?
Anrufe bei eine Cloud-Telefonanlage können abgebrochen werden, es kommt zu Verzögerungen oder die Sprachqualität lässt zu wünschen übrig. Wenn die Internetverbindung nicht optimal ist, können Cloud-Telefonanlagen nicht ihre volle Leistung entfalten. 

Wie vermeidet man diesen Fehler? 

• Bandbreitenanalyse durchführen: Überprüfen Sie vor der Umstellung auf eine Cloud-Telefonanlage, ob Ihre Internetverbindung ausreichend ist. Eine Bandbreite von 100 kbit/s pro gleichzeitigen Anruf wird empfohlen.
• QoS (Quality of Service) implementieren: Priorisieren Sie VoIP-Traffic im Netzwerk, um sicherzustellen, dass Sprachdaten Vorrang vor weniger wichtigen Anwendungen haben.
• Backup-Verbindung einplanen: In kritischen Umgebungen kann es sinnvoll sein, eine zweite Internetverbindung als Backup zur Verfügung zu haben. Hierzu bieten Anbieter auch die erforderlichen SIP-Trunk Leitungen an, die bei Bedarf auch mit LTE-basierenden Backup über Mobilenetze zur Verfügung gestellt werden.

3. Fehlende Systemintegration bei der Einführung einer Cloud-Telefonanlage

Viele Unternehmen setzen auf Softwarelösungen wie CRM-Systeme, Helpdesk-Tools oder ähnliche Businessanwendungen. Wenn die neue Cloud-Telefonanlage nicht richtig mit diesen Systemen integriert wird, kann es zu nicht erwarteten Aufwänden kommen. 

Was passiert? 
Fehlende Integrationen führen dazu, dass Mitarbeiter:innen zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, was Zeit kostet und die Produktivität mindert. Ohne eine nahtlose Integration können wichtige Daten wie Kundendaten, Anrufprotokolle oder Support-Tickets verloren gehen. 

Wie vermeidet man diesen Fehler? 

• Integration prüfen: Vergewissern Sie sich mit Lösungsexpert:innen, dass die Cloud-Telefonanlage optimal mit den bestehenden Systemen in Ihrem Unternehmen zusammenarbeitet.
• API-Nutzung: Bei Bedarf für spezifische Integrationen bieten Anbieter entsprechende Expertise zur Umsetzung an.

4. Sicherheitslücken beim Umstieg auf Cloud-Telefonanlagen

Sicherheit ist ein zentrales Thema beim Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage. Da Cloud-Telefonanlagen in der Regel über das Internet zugänglich sind, besteht die Gefahr, dass sie anfällig für Cyberangriffe werden, wenn sie nicht ausreichend gesichert sind. 

Was passiert? 
Cyberangreifer könnten auf vertrauliche Kommunikation zugreifen, Anrufe abhören oder sogar das System lahmlegen. Sicherheitslücken in der Kommunikation vom Unternehmensstandort in die Cloud können im schlimmsten Fall zu einem Verlust von Geschäftsinformationen führen. 

Wie vermeidet man diesen Fehler? 

• Geschützter Internetzugang: Firewalls und deren optimale Konfiguration schützen Ihr Unternehmen vor Cyberattacken und unterwünschten Zugriffen aus dem Internet. Anbieter bieten auch in diesem Bereich ein umfassendes Lösungsportfolio und know-how.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Moderne Cloud-Telefonanlagen bieten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung um Ihre Anrufdaten zu schützen.
• Zugangskontrollen: Durch die Implementierung seitens CANCOM ist sichergestellt das strikte Zugangskontrollen und Schutzmechanismen für die Benutzer:innen der Cloud-Telefonanlage aktiviert sind.
• Regelmäßige Sicherheitsupdates: Durch den Einsatz von Cloud-Telefonanlagen bleibt ihr System automatisch Aktuell. Professionelle Anbieter stellt sicher, dass die Software stets auf dem neuesten Stand ist und regelmäßig Sicherheitsupdates durchgeführt werden.

5. Nicht ausreichende Skalierbarkeit und Flexibilität bei Cloud-Telefonanlagen

Ein weiterer häufiger Fehler beim Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage ist die mangelnde Berücksichtigung der zukünftigen Skalierbarkeit. Unternehmen wachsen und verändern sich. Eine Cloud-Telefonanlage, die zu Beginn ausreicht, kann schnell an ihre Grenzen stoßen. 

Was passiert? 
Wenn die Cloud-Telefonanlage nicht richtig skaliert werden kann, kann es zu Engpässen bei der Nutzung kommen. Dies betrifft nicht nur die Anzahl der gleichzeitigen Anrufe, sondern auch die Integration neuer Funktionen, die im Laufe der Zeit benötigt werden. 

Wie vermeidet man diesen Fehler? 

• Auswahl der Cloud-Telefonanlage: Achten Sie darauf, dass die Lösung leicht skalierbar ist und sich an Ihre zukünftigen Anforderungen anpassen lässt. Die Cloud Telefonanlage von CANCOM bietet flexible Abonnements und Module, die je nach Bedarf hinzugefügt oder entfernt werden können.
• Langfristige Planung: Überlegen Sie im Vorfeld, wie Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren wachsen könnte, und wählen Sie einen Cloud-Telefonie Anbieter, der mit diesem Wachstum mithalten kann.

Fazit: Der Wechsel zu einer Cloud-Telefonanlage bietet viele Vorteile, doch nur mit der richtigen Vorbereitung und Strategie kann er wirklich erfolgreich sein. Durch die Umsetzung mit professionellen Anbieter vermeiden Sie Fehler wie mangelnde Planung, eine unzureichende Internetverbindung, fehlende Integrationen oder Sicherheitslücken.