Cloud-Telefonanlage: Die 5 häufigsten Fehler beim Umstieg – und wie Sie sie vermeiden! 

1. Unzureichende Planung und Vorbereitung beim Umstieg auf Cloud-Telefonie

Der wohl größte Fehler, den Unternehmen beim Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage machen, ist das Fehlen einer gründlichen Planung und Vorbereitung. Viele unterschätzen den Aufwand und denken, dass der Umstieg problemlos und schnell zu bewerkstelligen ist. Das führt oft zu unerwarteten Problemen die durch eine professionelle Umsetzung mit CANCOM vermieden werden können. 

Was passiert? 
Fehlende Bedarfsanalyse, unzureichende Tests und mangelnde Schulung der Mitarbeiter:innen können den Umstieg auf Cloud-Telefonie erheblich verzögern. Zudem können unerwartete Ausfälle in der Kommunikation auftreten, wenn nicht alle Aspekte wie Internetgeschwindigkeit, Netzwerksicherheit und Integrationen berücksichtigt werden. Wesentlich ist auch eine abgestimmte Vorgangsweise bei der Transition von ihrem bestehenden System/Provider auf die Cloudplattform um Ihre Erreichbarkeit und Geschäftsprozesse nicht zu unterbrechen. 

Wie vermeidet man diesen Fehler? 

• Gründliche Bedarfsanalyse: CANOM liefert umfangreiche Beratung um sicherzustellen, dass Ihre Anforderung an die neue Cloud-Telefonanlage entsprechend umgesetzt werden (z. B. VoIP, Netzwerkanbindung, Firewallsettings und Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft).
• Testläufe und Pilotphasen: Testen Sie das System mit Unterstützung von CANOCM im Zuge der Umstellung mit einer kleinen Gruppe von Nutzern.
• Schulung der Mitarbeiter:innen: CANCOM bietet bei Bedarf umfassende Schulungen für Ihre Mitarbeiter an, damit sie sich mit der neuen Technologie vertraut machen können.

2. Mangelhafte Internetverbindung bei Cloud-Telefonanlagen

Cloud-Telefonanlagen benötigen eine stabile und schnelle Internetverbindung. Eine zu langsame oder instabile Verbindung kann zu Qualitätseinbußen bei Anrufen führen und das gesamte System unzuverlässig machen. 

Was passiert?
Anrufe bei eine Cloud-Telefonanlage können abgebrochen werden, es kommt zu Verzögerungen oder die Sprachqualität lässt zu wünschen übrig. Wenn die Internetverbindung nicht optimal ist, können Cloud-basierte Telefonanlagen nicht ihre volle Leistung entfalten. 

Wie vermeidet man diesen Fehler? 

• Bandbreitenanalyse durchführen: Überprüfen Sie vor der Umstellung auf Cloud-Telefonie, ob Ihre Internetverbindung ausreichend ist. Eine Bandbreite von 100 kbit/s pro gleichzeitigen Anruf wird empfohlen.
• QoS (Quality of Service) implementieren: Priorisieren Sie VoIP-Traffic im Netzwerk, um sicherzustellen, dass Sprachdaten Vorrang vor weniger wichtigen Anwendungen haben. CANCOM unterstützt hier gerne bei der Analyse und Optimierung ihrer Netzwerkumgebung.
• Backup-Verbindung einplanen: In kritischen Umgebungen kann es sinnvoll sein, eine zweite Internetverbindung als Backup zur Verfügung zu haben. Hierzu bietet CANCOM auch die erforderlichen SIP-Trunk Leitungen an, die bei Bedarf auch mit LTE-basierenden Backup über Mobilenetze zur Verfügung gestellt werden.

3. Fehlende Systemintegration bei der Einführung einer Cloud-Telefonanlage

Viele Unternehmen setzen auf Softwarelösungen wie CRM-Systeme, Helpdesk-Tools oder ähnliche Businessanwendungen. Wenn die neue Cloud-Telefonanlage nicht richtig mit diesen Systemen integriert wird, kann es zu nicht erwarteten Aufwänden kommen. 

Was passiert? 
Fehlende Integrationen führen dazu, dass Mitarbeiter:innen zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, was Zeit kostet und die Produktivität mindert. Ohne eine nahtlose Integration können wichtige Daten wie Kundendaten, Anrufprotokolle oder Support-Tickets verloren gehen. 

Wie vermeidet man diesen Fehler? 

• Integration prüfen: Vergewissern Sie sich mit den Lösungsexperten von CANCOM, dass die Cloud-Telefonanlage optimal mit den bestehenden Systemen in Ihrem Unternehmen zusammenarbeitet.
• API-Nutzung: Bei Bedarf für spezifische Integrationen bietet CANCOM entsprechende Expertise zur Umsetzung an.

4. Sicherheitslücken beim Umstieg auf Cloud-Telefonanlagen

Sicherheit ist ein zentrales Thema beim Umstieg auf eine Cloud-basierte Lösung. Da Cloud-Telefonanlagen in der Regel über das Internet zugänglich sind, besteht die Gefahr, dass sie anfällig für Cyberangriffe werden, wenn sie nicht ausreichend gesichert sind. 

Was passiert? 
Cyberangreifer könnten auf vertrauliche Kommunikation zugreifen, Anrufe abhören oder sogar das System lahmlegen. Sicherheitslücken in der Kommunikation vom Unternehmensstandort in die Cloud können im schlimmsten Fall zu einem Verlust von Geschäftsinformationen führen. 

Wie vermeidet man diesen Fehler? 

• Geschützter Internetzugang: Firewalls und deren optimale Konfiguration schützen Ihr Unternehmen vor Cyberattacken und unterwünschten Zugriffen aus dem Internet. CANCOM bietet auch in diesem Bereich ein umfassendes Lösungsportfolio und know-how.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Moderne Cloud-Telefonanlagen bieten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung um Ihre Anrufdaten zu schützen.
• Zugangskontrollen: Durch die Implementierung seitens CANCOM ist sichergestellt das strikte Zugangskontrollen und Schutzmechanismen für die Benutzer:innen der Cloud-Telefonanlage aktiviert sind.
• Regelmäßige Sicherheitsupdates: Durch den Einsatz von Cloud-Telefonie bleibt ihr System automatisch Aktuell. CANCOM stellt sicher, dass die Software stets auf dem neuesten Stand ist und regelmäßig Sicherheitsupdates durchgeführt werden.

5. Nicht ausreichende Skalierbarkeit und Flexibilität bei Cloud-Telefonanlagen

Ein weiterer häufiger Fehler beim Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage ist die mangelnde Berücksichtigung der zukünftigen Skalierbarkeit. Unternehmen wachsen und verändern sich, und eine Cloud-Telefonanlage, die zu Beginn ausreicht, kann schnell an ihre Grenzen stoßen. 

Was passiert? 
Wenn die Cloud-Telefonanlage nicht richtig skaliert werden kann, kann es zu Engpässen bei der Nutzung kommen. Dies betrifft nicht nur die Anzahl der gleichzeitigen Anrufe, sondern auch die Integration neuer Funktionen, die im Laufe der Zeit benötigt werden. 

Wie vermeidet man diesen Fehler? 

• Auswahl der Cloud Telefonanlage: Achten Sie darauf, dass die Lösung leicht skalierbar ist und sich an Ihre zukünftigen Anforderungen anpassen lässt. CANCOM bietet flexible Abonnements und Module, die je nach Bedarf hinzugefügt oder entfernt werden können.
• Langfristige Planung: Überlegen Sie im Vorfeld, wie Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren wachsen könnte, und wählen Sie einen Cloud-Telefonie Anbieter, der mit diesem Wachstum mithalten kann.

Fazit: Der erfolgreiche Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage 

Der Wechsel zu einer Cloud-Telefonanlage bietet viele Vorteile, doch nur mit der richtigen Vorbereitung und Strategie kann er wirklich erfolgreich sein. Durch die Umsetzung mit CANCOM unterstützen wir Sie dabei, Fehler wie mangelnde Planung, eine unzureichende Internetverbindung, fehlende Integrationen oder Sicherheitslücken zu vermeiden. 

Wir stellen für Sie sicher, dass Ihre Umstellung reibungslos verläuft und achten darauf, dass Ihre Lösung skalierbar und flexibel ist, um mit den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt zu halten.